Welche Software kaufen? So entscheidest du dich richtig

von | 21.03.2022 | Allgemein

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Als Freelancer bist du genauso auf Unterstützung durch Software angewiesen, wie jedes Unternehmen auch.

Gleichzeitig musst du aber auch aufpassen, dass Software deine Prozesse wirklich vereinfacht und finanziell ins Budget passt.

In diesem Artikel bekommst du eine Checkliste, die durchgehen kannst, wenn du dich für eine Software entscheiden willst (oder musst).

Du hast bereits eine Software (Upgrade ja oder nein?)

Eventuell hast du bereits eine Software, die jedoch veraltet ist. Oft bedeutet das, dass du die Möglichkeit hast, beim gleichen Anbieter ein Upgrade zu bekommen. Sprich, du willst eine Software ersetzen.

Folgende Fragen solltest du dir dabei stellen:

  • Warum denkst du über ein Upgrade nach? Fehlen Funktionen? Ist das Programm zu langsam?
  • Warst du bisher mit dem Anbieter zufrieden? Funktioniert der Support?
  • Hat sich die Investition damals gelohnt?
  • Willst du bei dem Anbieter bleiben, weil die Software so gut ist oder weil du keine Veränderung willst?

Wenn es um neue Versionen einer Software geht, stellt sich eventuell auch die Frage, ob diese überhaupt noch auf deine Arbeit zutrifft. Anbieter tendieren dazu, ihre Programme mit immer mehr Funktionen zu füllen. Prüfe daher, ob die neue Version für dich immer noch sinnvoll ist.

Tatsache ist, dass eine neue Version vielleicht deutlich teurer ist. Wenn neue Funktionen für dich jedoch keinen Mehrwert bieten, dann ist es sinnvoll, Alternativen zu prüfen.

Welches Ziel verfolgst du mit der Software?

Heute wirst du kaum eine Branche finden, in der es nicht spezialisierte Software zu kaufen gibt. Aber auch alle Prozesse, die nicht direkt mit deinem Fach zu tun haben, können mit Software unterstützt werden.

Einige allgemeine Beispiele könnten etwa Software für die Buchhaltung oder das Projektmanagement sein. Solche Tools können von jedem Freelancer genutzt werden, unabhängig davon, welches Produkt oder Service dieser verkauft.

Bevor du dich also nach Lösungen umsehen kannst, musst du dein Problem finden. Womit soll dir die Software konkret helfen?

Eine Software kann zum Beispiel dafür sorgen, dass du Zeit sparen kannst. In manchen Fällen ist eine Software aber auch nötig, um gewisse Aufträge zu bekommen.

Beispiel: Wenn ein Elektroplaner einen Auftrag bekommen will, muss er unter Umständen eine bestimmte Software nutzen, die mit den Dateien des Architekten funktioniert.

Was muss die Software können?

Aus deinen definierten Zielen kannst du nun ein Anforderungsprofil für deine Software ableiten. Welche konkreten Funktionen muss das Programm haben, damit du damit effektiv arbeiten kannst?

Tipp: Du kannst hier auch in der Checkliste vorgreifen und sehen, welche Funktionen von den Anbietern angepriesen werden. Das gibt dir zusätzliche Ideen, um zu sehen, was alles möglich ist.

Was musst du können?

Bedenke, dass nicht jede Software ohne Lernkurve benutzt werden kann. Gewisse Programme sind gar so komplex oder umfangreich, dass du um einen Einführungskurs nicht herumkommst.

Natürlich liegt es im Interesse des Herstellers, die Benutzung so intuitiv wie möglich zu machen, in der Realität klappt das aber nicht immer.

Die Frage ist daher: Kannst du mit der Nutzung der Software sofort starten oder ist ein gewisses Training nötig?

Die Top-Anbieter der Branche

In den meisten Branchen haben sich bereits 1-2 Anbieter platziert und dominieren die Szene. Diese müssen nicht zwingend die besten sein, aber oft sind diese nicht ohne Grund sehr beliebt.

Es ist daher sicher nicht falsch, wenn du dir die Top-Anbieter einmal ansiehst. Oft sind die Platzhirschen auch ganz gut entwickelt und verfügen bereits über gute Kompatibilität, da sich andere Anbieter an ihnen richten.

Aufpassen musst du auch mit speziellen Datei-Typen. In gewissen Branchen haben sich spezifische Formate etabliert. Wenn du hier relevant sein willst, musst du eventuell eine bestimmte Software benutzen.

Ein Nachteil der Top-Software könnte sein, dass diese deine Anforderungen komplett übersteigen. Um die Nummer 1 zu bleiben, müssen Anbieter ständig neue Funktionen erfinden und diese Entwicklung muss natürlich bezahlt werden. Unter Umständen brauchst du also vielleicht eine viel schlankere Software.

Alternativen recherchieren

Für viele etablierte Programme und Tools findest du heute Alternativen. Eventuell gibt es sogar kostenlose Software, die den Job genauso erfüllen kann.

Es lohnt sich auf jeden Fall, dir auch einige Alternativen anzusehen. Eventuell findest du eine Software, die deinen Anforderungen viel besser entspricht.

Schau dich bei unserem Freelancer Tools Verzeichnis um.

Budget bestimmen

Mittlerweile solltest du einen guten Überblick bekommen haben und weißt sicher auch schon, wie sich die Angebote preislich unterscheiden.

Es liegt nun an dir, zu entscheiden, wie viel du investieren kannst.

Eine der ersten Fragen lautet hier: SaaS oder nicht?

Die sogenannte „Software as a Service“ (SaaS) ist in der Regel mit monatlichen Kosten verbunden. Das hat Vor- und Nachteile:

✅  Der Einstieg ist günstiger, da „nur“ der monatliche Preis anfällt.
✅  SaaS Programme sind immer aktuell – kein Update nötig.
✅  SaaS laufen zumeist über das Web – keine Installation.
❌  Langfristig ist SaaS teurer, da du jeden Monat Kosten hast.
❌  Es gibt nur die aktuelle Version, auch wenn dir vorher etwas besser gefallen hat.

Kostenlose Software

Wenn dein Budget gerade sehr knapp ist, kannst du auch nach kostenlosen Alternativen für eine Software suchen. Auch das gibt es in vielen Branchen.

Die Qualität von kostenlosen Programmen kann sehr unterschiedlich sein. Kein Wunder, denn die Entwickler werden für ihre Arbeit nicht bezahlt. Du musst daher besonders gut testen, um zu sehen, ob das Programm deinen Anforderungen tatsächlich entspricht.

Aufpassen musst du auch bei Programmen, die als „kostenlos“ angepriesen werden, jedoch aber versteckte Kosten haben. Etwa, indem gewisse Funktionen nur gegen Bezahlung freigeschaltet werden können. Im schlimmsten Fall arbeitest du dich tagelang in eine Software ein, nur um dann festzustellen, dass eine wichtige Funktion nicht kostenlos verfügbar ist.

Reviews und Expertenmeinungen

Wenn sich eine Software als deinen Favoriten herauskristallisiert, kannst du dir einige Reviews durchlesen, respektive Videos dazu ansehen. So bekommst du schnell einen Eindruck davon, wie das Programm bei den Benutzern ankommt. Pass darauf auf, dass es sich tatsächlich um Reviews handelt und nicht um eine bezahlte Anzeige in Form eines Reviews.

Testen (wenn möglich)

Viele Programme (auch SaaS) kannst du in der Regel kostenlos ausprobieren. Bei Onlinetools kannst du dich oft gratis anmelden und das Programm zum Beispiel eine Woche benutzen.

SaaS Programme verfügen zum Teil auch über eine kostenlose Version, mit begrenzter Funktion. Um zu testen, ob du mit dem Tool gut arbeiten kannst, reicht das oft aus.

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