8 Tipps für dein Zeitmanagement

von | 24.02.2020 | Motivation, Organisation, Persönlichkeitsentwicklung

Nachdem du das 8. Mal die Snooze-Taste gedrückt hast, stehst du endlich auf – schließlich kannst du selbst bestimmen, wann du mit der Arbeit anfängst. Diese Freiheit hast du dir mit deiner Entscheidung geschaffen, Freelancer zu werden. Aber was, wenn diese Freiheit zur Last wird und dir der Tag wie Sand durch die Hände rinnt? Ich gebe dir Zeitmanagement-Tipps, damit das nicht passiert.

Wenn der Tag dich lenkt und nicht umgekehrt

Du bist aufgestanden. So weit, so gut. Doch nach dem Morgenkaffee und Frühstück ist es dann auch schon 10 Uhr, bis du dich mit deinem Laptop zurück ins Bett fläzt und anfängst, E-Mails zu beantworten und zu planen, was heute gemacht werden muss.

Dann ist es auch schon Zeit für das Mittagessen. Danach fängst du aber richtig an zu arbeiten – hast du dir jedenfalls vorgenommen. Du springst dabei von Aufgabe zu Aufgabe und kannst dich nicht wirklich auf eine Sache konzentrieren. Abends blickst du auf den unproduktiven Tag zurück, fragst dich, wo die Zeit geblieben ist, und arbeitest aus Schuldgefühlen noch halbherzig bis 21 Uhr an einem Auftrag.

Das geschilderte Szenario ist natürlich überspitzt dargestellt, doch diese Probleme kennt so ziemlich jeder Freelancer – inklusive mir.

Ich arbeite nun seit zwei Jahren als Freelancer und hatte am Anfang immense Probleme mit meinem Zeit- und Selbstmanagement. Mit ein paar Tricks und ständigem Ausprobieren habe ich es geschafft, nun produktiv meinen Arbeitsalltag zu gestalten. Wie ich vorgegangen bin, will ich gerne mit dir im Folgenden teilen.

Zeitmanagement bedeutet, die eigene Zeit und Arbeit zu beherrschen, anstatt sich von ihnen beherrschen zu lassen.

– Lothar J. Seiwert

1. Lege reguläre Arbeitszeiten fest

Das klingt banal, ist aber extrem hilfreich.

Zuallererst erkenne deine starken Phasen: Arbeitest du am Morgen motiviert und effizient oder eher am Nachmittag? Lasse dich nicht davon beeinflussen, wie das andere gestalten, denn dein Rhythmus ist ganz allein von dir selbst abhängig. Wenn du beispielsweise morgens am besten arbeiten kannst, dann starte schnell in deine Arbeitsphase und verschwende am Vormittag keine Zeit und Energie für unnötige Dinge. Lege fest, um wie viel Uhr du anfängst und um wie viel Uhr du aufhörst zu arbeiten und versuche dich, so gut wie möglich, daran zu halten.

Zu den festen Arbeitszeiten gehören auch feste Pausen. Wie du diese gestaltest, hängt auch wieder von dir ab. Manche Menschen mögen eine große Mittagspause, andere mögen mehrere kleine Pausen über den Tag verteilt. Wichtig ist in jedem Fall, dass es Pausen gibt und du sie so gestaltest, dass sie dir neuen Schwung, Motivation und Energie geben.

Mit festen Arbeitszeiten ist auch feste Freizeit verbunden. Wenn die Arbeit aufhört, dann fängt deine Freizeit an. Insbesondere im Home-Office fällt es häufig schwer, das nicht zu vermischen.

Für mich hat hier ein Wochenplan funktioniert, den ich mir mit verschiedenen Farben auf ein DIN-A3 Plakat aufgeschrieben habe – manche Menschen mögen das verständlicherweise lieber digital.

Dieser Plan ist immer dynamisch und du kannst ihn anpassen, wenn du merkst, dass du mit anderen Zeiten besser arbeitest.

2. Gestalte einen festen Tagesplan

Nachdem du deine Arbeitszeiten festgelegt hast, ist es sehr nützlich, auch deinen Tagesplan zu organisieren. Zunächst geht es um eine allgemeine Struktur: Hast du wiederkehrende Arbeiten, wie beispielsweise das Beantworten von E-Mails oder Telefonate? Dann setze dies immer an einen bestimmten Teil des Tages – am besten dann, wenn du nicht mehr so produktiv bist.

Für mich persönlich war ein ausschlaggebender Punkt, dass ich immer am Abend, nach getaner Arbeit, auf den nächsten Tag geschaut habe und mir in meinen Kalender alle To-dos zeitlich eingetragen habe. Damit habe ich gesehen, was ansteht und ob es bestimmte Termine gibt, um die ich herumarbeiten muss. Außerdem kann ich mit diesem System am Ende des Tages sehen, ob ich alles abhaken konnte und ob mein Zeitmanagement realistisch ist.

3. Plane deine Aufträge

Wichtig ist ein Überblick darüber, was alles für einen Auftrag gemacht werden muss und wie lange die Schritte dauern. Zu Beginn wirst du mit der Einschätzung häufig falsch liegen, aber je mehr Erfahrungswerte du hast, desto genauer wird hier deine Planung sein. Plane generell immer ein bisschen mehr Zeit ein, als du zunächst einschätzt.

Ein gutes Gefühl hierfür ist ein großer Schritt hin zu einem guten Zeitmanagement, denn damit wirst du am Abend alle To-dos abhaken können und rechtzeitig in deine Freizeit-Phase einsteigen – das ist ein sehr belohnendes und motivierendes Gefühl.

4. Wähle deine Aufträge aus

Gerade am Anfang hast du wahrscheinlich das Gefühl, dass du jeden Auftrag, den du bekommst, auch machen musst. Aus finanziellen Gründen, aber auch generell, um dich zu etablieren und dir einen Namen zu machen. Dieses Gefühl ist vollkommen nachvollziehbar, aber lass dir sagen, dass immer Aufträge auf dich zukommen werden.

Dir wird es zugutekommen, wenn du dich zu Beginn nicht übernimmst und dich vielmehr an deine neue Arbeitsstruktur und Arbeitsweise gewöhnst. Wenn du durch zu viele Aufträge so viel arbeitest, dass du im Endeffekt gar nicht mehr darüber nachdenken kannst, was und wann deine Freizeit ist, dann bist du in einem Teufelskreis gefangen.

Fange klein an, suche dir die Aufträge aus, auf die du am meisten Lust hast und lehne die ab, bei denen du keine große Motivation verspürst. Der Spaß an einem Auftrag ist höchst ausschlaggebend dafür, wie produktiv du ihn abarbeiten wirst.

5. Formuliere Ziele

Ziele formulieren ist wichtig, da durch das Erreichen der Ziele das Belohnungssystem in deinem Gehirn angesprochen wird. Ziele können extern von Deadlines bestimmt sein, aber auch von dir selbst.

Setze dir Ziele für den Tag, für die Woche oder den Monat und verschriftliche diese analog oder digital. Wenn du willst, kannst du dir auch, beispielsweise für das Erreichen von Wochenzielen oder das Abschließen von Aufträgen, immer eine Belohnung ausdenken, die dich glücklich macht und zur Arbeit motiviert.

Was eine passende Belohnung ist, hängt ganz von dir ab. Es sollte aber nach Möglichkeit etwas Gesundes wie ein leichtes, leckeres Essen oder ein Kinobesuch sein. Ansonsten könntest du Gewohnheiten wie das Feierabendbier entwickeln, die dir auf Dauer nicht guttun.

6. Arbeite gut anstatt perfekt

Für mich persönlich war das am schwersten zu lernen: Gute Arbeit reicht häufig schon mehr als aus. Ich bin eine Perfektionistin und habe schon viel Zeit in Detailarbeit verschwendet, die meine Auftraggeber nicht interessierten. Jedes Mal eine perfekte Arbeit hinzulegen ist natürlich erstrebenswert. Dadurch investiert man aber schnell viel Zeit und Energie in etwas, das am Ende keinen großen Effekt erzielt.

Du musst für jeden Auftrag selbst einschätzen, ab wann du ihn abgeben willst. Ich musste lernen und mir bewusstmachen, dass meine Arbeit meist schon nach 70 Prozent der sonst investierten Zeit fertig für die Abgabe ist.

7. Delegiere unbeliebte Aufgaben

Dieser Punkt macht wahrscheinlich nicht direkt zu Beginn Sinn, wenn du noch nicht genug finanziellen Rückhalt hast. Aber den Aspekt im Hinterkopf zu behalten lohnt sich! Wenn es Aufgaben gibt, die dir keinen Spaß machen und nicht in deiner Expertise liegen, dann delegiere sie.

Artikeltipp: Wann es Zeit ist, als Freelancer Aufgaben abzugeben

Für viele Freelancer ist das beispielsweise die Buchhaltung und Steuerangelegenheiten. Bestimmt kannst du das alles auch selbst machen, aber rechne deine Arbeitszeit, die du dafür aufwenden musst, in Euro um und du wirst sehen, dass die Delegation langfristig auch finanziell Sinn ergibt.

8. Mache einen Szenenwechsel

Im Home-Office ist es selbstverständlich wichtig, dass du einen für dich angenehmen Ort mit viel Ruhe und wenig Ablenkung – oder was du zum produktiven Arbeiten brauchst – hast.

Wenn du viel von Zuhause aus arbeitest, dann kann ein Szenenwechsel häufig Wunder bewirken.

Du merkst, dass dir die Decke auf den Kopf fällt? Dann gehe raus, suche dir ein Café, eine Bibliothek oder einen Platz in der Sonne – je nachdem, wo du gut arbeiten kannst, und starte nochmal mit neuer Energie. Mir persönlich hat ein Szenenwechsel, auch manchmal mitten am Arbeitstag, schon sehr häufig stark weitergeholfen.

Es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern viel Zeit, die wir nicht nutzen.

– Sokrates

Im Endeffekt gibt es viele Tipps und Tricks, wie man sich als Freelancer am besten selbst managen kann. Die Wahrheit ist aber, dass das etwas sehr Persönliches ist, das jeder für sich herausfinden kann. Ich habe schon die unterschiedlichsten Arbeitsweisen gesehen und selbst ausprobiert, bis ich die für mich Richtige gefunden habe – die wiederum auf niemanden anderen passen würde.

Ausschlaggebend ist, zu sehen, dass es anderen Freelancern auch so geht und dass tatsächlich mit ein paar Strategien ein ganz neues Arbeitserlebnis geschaffen werden kann.

Der wichtigste Schritt ist erstmal, dass du damit anfängst, umzudenken und umzuplanen, und dann nach und nach den richtigen Weg für dich findest und ganz viel ausprobierst.

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