Die rechtlichen Vorgaben bei einem Angebotsschreiben

In einem Angebot muss in Deutschland eine Vielzahl von Informationen enthalten sein. Auch eine Angebotsvorlage soll einige Anforderungen erfüllen, wenn ein solches Angebot gültig und rechtssicher sein soll. Wähle Vorlagen aus dem Internet also mit Bedacht aus.

Das Gesetz schreibt vor, dass Dienstleister ihren Auftraggebern in Angeboten eine größere Anzahl von Informationen unaufgefordert zur Verfügung stellen müssen. Welche das sind, erfährst du in der nachfolgenden Liste:

• die genaue Beschreibung des Artikels oder der angebotenen Dienstleistung (hier wird vom Angebotsgegenstand gesprochen);
• welche Optionen für die Umsetzung und Ausführung der Ware oder Dienstleistung vorhanden sind;
• die Preise und die eventuellen Zusatzkosten (wie zum Beispiel Versandkosten);
• die Rabatte, Vergünstigungen sowie andere Nachlassangebote;
• die Lieferbedingungen (Versandart, Lieferzeit etc.), die Verpackung bei einer Ware;
• der genaue Zeitraum, wie lange das Angebot Gültigkeit hat;
• sowie der Gerichtsstand bei eventuellen Streitigkeiten.

Alle diese und weitere Punkte sollten auch in der Angebotsvorlage enthalten sein, die du jeweils nutzt.

Ein gewisser Teil dieser Informationen, dazu gehört etwa der Hinweis auf den Gerichtsstand, kann auch in den „allgemeinen Bedingungen des Dienstleister oder Freelancers“ enthalten sein. Hier ist es dann erforderlich, dass dann im Angebotsschreiben ein separater und ausdrücklicher Hinweis auf die Geschäftsbedingungen enthalten ist.

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Vorsicht bei Preisen und Gültigkeitsdauer

Bei der Angebotserstellung sollten Freelancer bei den dort aufgeführten Preisen und der ebenfalls erwähnten Gültigkeitsdauer vorsichtig sein. Angebote sind bindend und deshalb ist es sinnvoll, hier mit den sogenannten „Freizeichnungsklauseln“ zu arbeiten. Aus diesem Grund sollten hier solche Formulierungen, wie zum Beispiel „unverbindlich“; „ohne Gewähr“ oder „Preis vorbehalten“ im Angebotstext enthalten sein.

Eine komplette Sicherheit gibt es auch mit diesen Formulierungen nicht, weil sie von einigen Landesgerichten als Wettbewerbsverstoß eingestuft worden sind.

Wenn der Preis noch nicht genau definiert werden kann, sollte hier ein Kostenvoranschlag mit angefügt werden. Dieser Kostenvoranschlag kann dann bis zu 20 Prozent vom späteren Gesamtpreis abweichen.

Wichtig ist jedoch, dass grundsätzlich jedes abgegebene Angebot einen klar festgelegten Gültigkeitszeitraum enthält. Hier kannst du dann beim Angebot eine Formulierung, wie zum Beispiel „das Angebot ist bis zum 31.05.2020 gültig. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung“ anfügen.

Diese Angabe im Angebot ist wichtig, da sonst das Angebot ohne eine zeitliche Einschränkung unbefristet gültig ist. Somit wäre der Angebotsersteller, also du, auch in einem Jahr noch an das Angebot gebunden. Das willst du auf jeden Fall verhindern.

Bedenke aber auch, dass du einem potenziellen Kunden genug Zeit einräumst, um das Angebot zu prüfen. Eine zu kurze Angebotsgültigkeit kann den Kunden unter Druck setzen und ihn dazu bringen, dein Angebot abzulehnen.

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In welchem Fall ist eine Auftragsbestätigung erforderlich?

Wenn der Freelancer ein verbindliches Angebot mit genauen und festen Preisen abgibt, kann das Angebot vom Kunden genau so angenommen werden. Somit ist dann in einem solchen Fall eine weitere Bestätigung des Auftrags nicht zwingend notwendig.

Wenn die Bestellung des Kunden jedoch vom Angebot abweicht oder ein unverbindliches Angebot abgegeben wurde, sollte die Bestellung als Endprodukt nochmals durch eine Auftragsbestätigung schriftlich fixiert und dem Kunden oder Auftraggeber übermittelt werden.

Insofern kann dann auch vom Freelancer das Angebot als Grundlage genommen und hier einfach der Betreff in „Auftragsbestätigung“ abgeändert sowie die entsprechenden Veränderungen neu formuliert werden. Beim Eingang der Auftragsbestätigung sollte dann der Kunde oder Auftraggeber die Richtigkeit der dort enthaltenen Daten wieder schriftlich bestätigen. Dadurch entsteht Sicherheit und eine klare Vorgehensweise für sämtliche beteiligte Personen.

Angebot schreiben, sodass du damit Kunden gewinnst

Damit das Angebot auch beim Kunden gut ankommt, sollte der Schwerpunkt nicht nur auf der Fixierung der getroffenen Absprachen liegen. Ein Angebot ist ebenfalls dazu da, den zukünftigen Auftraggeber von der Dienstleistung bzw. von deinem Produkt und deiner Kompetenz als Freelancer zu überzeugen.

Bei Freelancern besteht die Gefahr, dass dieser Aspekt vernachlässigt wird. Die Auftraggeber holen häufig für eine Dienstleistung oder ein Produkt mehrere Angebote ein und diese werden dann miteinander verglichen. Aber keine Panik, mehrere Angebote bedeuten nicht automatisch, dass der Kunde nur auf den Preis schaut. Umso wichtiger ist es daher, dass dein Angebot einen überzeugenden Eindruck macht. Die Gestaltung deines Angebots kann dafür sorgen, dass du aus der Masse herausstichst und einen Auftrag bekommst, bei dem du nicht zwingend das günstigste Angebot abgegeben hast.

Bei einem guten Angebot müssen die angebotenen Leistungen und auch gleichzeitig deren Qualität nachvollziehbar sein. Das äußert sich auch in einer professionellen Darstellung und dadurch kann auch ein höherer Preis gegenüber dem Wettbewerb gerechtfertigt werden.

Ein professionelles Angebot sollte die Bedürfnisse und die Wünsche des Kunden beinhalten. Ebenfalls sollte aus dem Angebot ersichtlich sein, dass hier eine bestmögliche Qualität angeboten wird. Wichtig ist auch die unterschwellige Botschaft an den Kunden, dass der im Angebot aufgeführte Preis sich aus den angebotenen Leistungen sowie der damit verbundenen Qualität ergibt.

Du kannst unsere Word-Angebotsvorlage nutzen, um bereits ein schönes Muster für deine Angebote zu erhalten. Alternativ gibt es auch Angebotssoftware, mit der du deine Angebote per Klick erstellen kannst.

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Hol dir unser kostenloses Angebotsmuster. Lade es dir direkt auf den Computer herunter oder nutze es in Google Docs.

Damit du nicht ganz von vorne anfangen musst, stellen wir dir hier eine Vorlage für deine Angebote zur Verfügung.

Lade dir die Datei als WORD-Dokument herunter oder nutze sie via Google Docs.

WORD-Dokument herunterladen

Via Google Docs bearbeiten

Google Docs: Um die Vorlage zu nutzen, kannst du diese via Google Docs aufrufen. Klicke auf „Datei“ – > „Kopie erstellen“. Nun kannst du die Vorlage für dich nutzen und deine Daten abspeichern.

Verhaltensweise bei einem guten Angebot

Beim Schreiben von Angeboten gibt es noch mehr zu beachten. Was genau, erfährst du in unseren Quicktipps.

1. Schnelle Reaktion

Bei der Angebotsabgabe verschafft sich ein Freelancer einen Vorteil, wenn er sein Angebot so schnell wie möglich (wenn es geht, innerhalb von 24 Stunden) abgibt. Dadurch entsteht ein positiver Eindruck und der Freelancer kann hier schneller von einer eventuellen Zusage profitieren.

2. Persönliche Anrede

Vermeide eine allgemeine Anrede. Als Freelancer solltest du den Namen deines Ansprechpartners kennen und diesen nutzen.

3. Klare Gliederung

Das Angebot sollte klar aufgebaut sein und Informationen über das Produkt, was geliefert wird, den Preis sowie den Lieferzeitraum enthalten. Ebenso sollten dann der Lieferzeitpunkt und der Ansprechpartner, an den sich der Kunde bei Fragen wenden kann, enthalten sein.

Zusätzlich sollte zu einer klaren Gliederung auch dazugehören, dass eine oder mehrere Zwischensummen gebildet werden. Dadurch kann der Kunde besser erkennen, wie sich das Angebot im Einzelnen zusammensetzt. Je klarer und transparenter ein Angebot aufgebaut ist, desto einfacher ist es für das Gegenüber (also für den Kunden), das Angebot nachzuvollziehen. Unter Umständen kann es auch dazu führen, dass ein Projekt in Teilprojekte aufgespalten wird.

4. Deutliche Frist

Wie bereits oben erwähnt, muss in dem Angebot eine klare Frist enthalten sein, bis wann die Preisangabe Gültigkeit hat. Diese Frist sollte deutlich sichtbar innerhalb des Angebots platziert werden. Das bleibt dann auch im Gedächtnis des Kunden haften. Du stellst damit sicher, dass du nicht plötzlich in einem Jahr einen Auftrag machen musst, zu einem alten Preis.

Angebot mit Software erstellen

Selbstverständlich findest du auch diverse Software, die dir bei der Erstellung von Angeboten hilft. Viele Freelancer nutzen dafür heute Onlinetools, wie debitoor oder Billomat.

Der Vorteil einer Software ist, dass du alle Daten speichern kannst und nur sehr wenig manuelle Arbeit hast. Datum, Angebotsnummer, Berechnung der Kosten und vieles mehr musst du nicht selbst erledigen.

Die nachfolgenden Tools sind in erster Linie dafür entwickelt Rechnungen zu schreiben, bieten jedoch alle auch die Funktion für Angebote:

SumUp

Die günstigste Alternativ ist SumUp. Dieses Tool für Angebote und Rechnungen kannst du bereits ab 8 € pro Monat bekommen. Damit kannst du unbegrenzt Angebote schreiben.

Zu SumUp*

FastBill

FastBill ist ein sehr beliebter Anbieter. Mit diesem Tool kannst du deine Angebote erstellen, Rechnungen und deine ganze Buchhaltung. FastBill bekommst du ab 9,99 € pro Monat.

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Der Einsatz von Rechnungssoftware bietet Freiberufler/innen eine Reihe von Vorteilen, die den Rechnungsstellungsprozess rationalisieren, die Professionalität steigern und das Cashflow-Management verbessern. Hier sind einige Gründe, warum Freiberufler/innen den Einsatz von Rechnungssoftware in Erwägung ziehen sollten:

• Effizienz und Zeitersparnis: Rechnungssoftware automatisiert den Rechnungsstellungsprozess und reduziert den Zeitaufwand für die Erstellung, den Versand und die Nachverfolgung von Rechnungen. Mithilfe von Vorlagen und Automatisierungsfunktionen können Freiberufler/innen Rechnungen schnell erstellen und sich somit mehr auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
• Professionalität: Mit einer Rechnungssoftware können Freiberufler/innen professionelle und individuelle Rechnungen erstellen, die ihr Logo, ihre Firmenfarben und personalisierte Nachrichten enthalten können. Diese Professionalität hilft Freiberuflern, bei ihren Kunden einen guten Eindruck zu hinterlassen, was zu Folgeaufträgen und Weiterempfehlungen führen kann.
• Genauigkeit: Die manuelle Rechnungsstellung kann fehleranfällig sein, z. B. durch falsche Berechnungen oder das Auslassen von Kosten. Fakturierungssoftware minimiert diese Fehler, indem sie Summen, Steuern und Rabatte automatisch berechnet und so sicherstellt, dass die Rechnungen korrekt sind.
• Schnellere Zahlungen: Viele Rechnungssoftwarelösungen bieten Online-Zahlungsoptionen, die es den Kunden erleichtern und beschleunigen, ihre Rechnungen zu bezahlen. Funktionen wie Zahlungserinnerungen und Säumniszuschläge können Freiberufler/innen dabei unterstützen, ihre Außenstände effektiver zu verwalten, was zu einem besseren Cashflow führt.
• Nachverfolgung und Berichterstattung: Fakturierungssoftware enthält in der Regel Funktionen, mit denen Freiberufler/innen nachverfolgen können, welche Rechnungen bezahlt wurden, welche überfällig sind und wie hoch die Gesamteinnahmen in bestimmten Zeiträumen waren. Diese Informationen sind wichtig für die Finanzplanung, die Steuererklärung und das Verständnis der finanziellen Situation des Unternehmens.
• Mobilität: Auf cloudbasierte Rechnungssoftware kann von überall zugegriffen werden, so dass Freiberufler/innen ihre Rechnungen und Finanzen auch unterwegs verwalten können. Dies ist besonders für Freiberufler/innen von Vorteil, die häufig reisen oder von verschiedenen Standorten aus arbeiten.
• Steuerkonformität: Durch das Führen detaillierter Aufzeichnungen über Transaktionen, Ausgaben und Einnahmen hilft Buchhaltungssoftware Freiberufler/innen, organisiert zu bleiben und Steuervorschriften einzuhalten. Manche Software kategorisiert auch die Ausgaben und berechnet die Steuerabzüge, was die Steuererklärung vereinfacht.
• Skalierbarkeit: Wenn das Unternehmen eines Freiberuflers wächst, können die Anforderungen an die Rechnungsstellung komplexer werden. Die Rechnungssoftware kann mit dem Unternehmen wachsen und bietet Funktionen wie wiederkehrende Rechnungen, mehrere Währungen und die Integration mit der Buchhaltungssoftware, wenn sich die Anforderungen des Freiberuflers ändern.
• Bessere Kundenbeziehungen: Durch bequeme Zahlungsmöglichkeiten, pünktliche und korrekte Rechnungsstellung und ein professionelles Auftreten kann Rechnungssoftware Freiberuflern helfen, positive Beziehungen zu ihren Kunden aufzubauen und zu pflegen.

Durch den Einsatz von Rechnungssoftware können Selbstständige Zeit sparen, Fehler reduzieren und ihr gesamtes Geschäftsmanagement verbessern, sodass sie sich auf die Lieferung qualitativ hochwertiger Arbeit und das Wachstum ihres Unternehmens konzentrieren können.

Angebot erstellen leicht gemacht

Mit dem kleinen Guide und unserer kostenlosen Vorlage ist es ganz einfach, ein gutes Angebot zu formulieren. Wenn du das ein paar Mal gemacht hast, wird dir das Schreiben von Angeboten genauso locker-flockig von der Hand gehen wie andere Alltagsaufgaben. Dennoch ist es wichtig, dir für jedes Angebot Zeit zu nehmen und dieses sorgfältig zu erstellen. Denn die Professionalität deines Angebots entscheidet letztendlich darüber, ob du den Auftrag als Freelancer bekommst oder nicht. Wir wünschen dir viel Erfolg dabei!