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Warum gutes Zeitmanagement über deinen Erfolg entscheidet

Ein sehr persönlicher Artikel zum Thema Zeitmanagement von Beatrice Schmidt über Beruf, Familie, Spaß an der Arbeit und eine gewisse Kompromisslosigkeit.

Ein Alltag voll Action

Einerseits arbeite ich als Online-Marketing-Manager im Angestelltenverhältnis für die Freelancer-Plattform projektwerk, andererseits wickle ich SEO- und Content-Projekte für kleine und mittelständische Unternehmen ab und betreibe meine eigenen Affiliate-Seiten. Ganz „nebenbei“ betreue ich auch noch meine 3 Kinder, die altersmäßig zwischen Vorschule und Pubertät liegen. Und, weil das noch nicht genug ist, organisiere ich in meiner Freizeit Veranstaltungen, um Spendengelder für den Klinikclowns e. V. zu sammeln.

Von meinem Umfeld werde ich dann immer mal wieder gefragt, wie ich dieses ganze Pensum bewältige. Mir erscheint es in der Regel aber gar nicht als so viel, weil ich für mich ein paar wichtige Regeln im Laufe der Jahre festgelegt habe.

Gutes Zeitmanagement

Ich war früher ein sehr unstrukturierter Mensch. Das ganze in Kombination mit einer deutlich zu hohen Kompromissbereitschaft und einer Tendenz zum Workaholic hat dazu geführt, dass ich in einen sehr unangenehmen Stresslevel mit entsprechenden Folgen geraten bin. Es war eine Abwärtsspirale, aus der ich unter anderem, dank eines gut funktionierenden Zeitmanagements, herausgekommen bin.

Wochenarbeitstage

Auch wenn mir meine Arbeit wirklich viel Spaß macht, ist meine Woche ganz klar in Arbeits- und Freizeit aufgeteilt.

  • Arbeitszeit: Montag bis Freitag, Samstag (ein halber Tag)
  • Freizeit: ab Samstagmittag und Sonntag

Regenerationszeiten sind unglaublich wichtig. Für mich persönlich konnte ich feststellen, dass ich deutlich produktiver bin, wenn ich mich an meine Regenerationstage halte. Da ich meine Arbeit wirklich gerne mache, musste ich mich anfänglich tatsächlich dazu zwingen, am Wochenende nicht zu arbeiten.

Einteilung der Tagesarbeitszeit

Familiär bedingt arbeite ich nicht am Stück durch, sondern unterteile den Tag ganz klar:

  • 07:00 – 14:00 Uhr: Arbeitszeit
  • 15:00 – 19:00 Uhr: Familien- und Entspannungs-/Sportzeit
  • 20:00 – 22:00 Uhr: Arbeitszeit

Ich verplane niemals den kompletten Arbeitstag und baue mir immer Zeitpuffer ein. Alle diese Zeiten habe ich fest in meinem Kalender eingetragen. So werden die Zeiten verbindlicher und ich checke nicht mal eben nebenbei Mails, während ich beispielsweise Zeit mit meinen Kindern Zeit verbringe oder einen neuen Artikel schreibe.

Zusätzlich kommt noch ein arbeits- und familienfreier Abend in der Mitte der Woche hinzu, um auch zwischendurch Kraft zu tanken. Sind die Kinder spontan mit Freunden verabredet, gewinne ich am Nachmittag Zeit, die ich mit anderen Dingen füllen kann.

Urlaub

Auch Urlaub gehört in die Planung. Jeder benötigt Regenerationsphasen. Ich plane meinen Urlaub so, dass ich in einem bestimmten Rhythmus eine Woche oder zumindest ein langes Wochenende habe. Ich kenne mich und meinen Rhythmus inzwischen sehr gut und weiß, dass ich im Schnitt alle 6 Wochen eine Auszeit von 4-10 Tagen benötige.

Da hier jeder Mensch ein wenig anders ist, kann es natürlich sein, dass andere Menschen nur alle 3 oder gar 6 Monate eine Auszeit brauchen.

In meinem Urlaub bleibt der Rechner aus, es werden keine Mails gelesen und auch sonst keine beruflichen Kommunikationskanäle genutzt. Auch telefonisch bin ich nur für meine Familie und für Freunde erreichbar.

Sobald ich aus dem Urlaub zurück bin, sprudle ich meist vor Ideen, Kreativität und vor allem vor Energie. Meine Produktivität macht nochmal einen Satz in die Höhe.

To-do-Listen

Ich bin eine große Anhängerin von To-do-Listen. Sie helfen mir, meinen Tag zu strukturieren und zeigen mir, was ich alles geschafft habe. Ohne To-do-Listen habe ich oft am Ende einer Woche das Gefühl gehabt, nichts geschafft zu haben. Heute mache ich meine Häkchen hinter jede Aufgabe und freue mich darüber, dass ich so viel erledigen konnte. Das ist für mich persönlich eine unglaublich große Motivationshilfe.

Tipp: Zum Thema Motivationshilfen habe ich im Juni 2018 auch einen Artikel auf dem projektwerk Blog veröffentlicht.

Routineaufgabe

Dinge wie

  • E-Mails lesen,
  • Updates machen,
  • Kommentare im Blog freischalten und beantworten,
  • Rechnungen schreiben
  • und so weiter

erledige ich immer zu festen Zeiten. So gehen die einzelnen Tätigkeiten schneller von der Hand, ich bin konzentrierter bei der Sache und schaffe mir Freiraum für andere Aufgaben.

Fokussierung

Auch ein wichtiger Punkt, der meiner Meinung nach zum Zeitmanagement gehört, ist die Fokussierung. Um konzentriert zu arbeiten, schalte ich alle störenden Elemente aus:

  • Ich setze Kopfhörer mit entspannter Musik gegen ablenkende Umgebungsgeräusche auf (z. B. Gespräche, Autolärm, spielende Kinder).
  • E-Mail, Slack, Skype und all die anderen Messenger schalte ich aus, damit ich nicht ständig irgendwelche Meldungen über was auch immer bekomme.
  • Facebook und Co. werden ebenfalls deaktiviert.

Auf diese Weise entstehen deutlich weniger Ablenkungen. Mir hilft das unglaublich dabei, mich zu konzentrieren und produktiv arbeiten zu können.

Ein kleiner Tipp für alle mit Kindern, die in den eigenen vier Wänden arbeiten: Schafft klare Regeln! Meine Kinder wissen, wenn die Tür zu meinem Büro zu ist, dürfen sie mich nicht stören. Sie dürfen anklopfen, wenn ich aber nicht reagiere, gehen sie weg und kommen später wieder. Es hat ein paar Wochen gedauert, aber dann hat es sogar mein damals vierjähriger Jüngster verstanden.

Was ist neben einem guten Zeitmanagement noch wichtig?

Nicht nur das Zeitmanagement hat mir geholfen, entspannter durchs Leben zu gehen. Es sind auch noch ein paar andere Punkte, die ich hier anbringen möchte.

Spaß an der Arbeit

Eine der wichtigsten Voraussetzungen, um all die vielen Aufgaben zu erledigen, ist der Spaß an der Arbeit. Ich habe in der Vergangenheit oft Jobs gemacht, die mir keinen Spaß gemacht haben. Es hat eine Weile gebraucht, bis ich herausgefunden habe, wo eigentlich das Problem lag. Dabei konnte ich feststellen, dass folgende Punkte für mich persönlich sehr wichtig sind:

  • Ein Umfeld mit Menschen, die höflich und respektvoll mit ihren Mitmenschen umgehen
  • Eine Arbeitsatmosphäre, in der ich mich entfalten kann
  • Flexible Arbeitszeiten und Arbeitsorte

Ich kann jedem nur empfehlen eine solche Positiv-Liste zu erstellen. Wobei hier das Kernelement „Positiv“ im Mittelpunkt steht. Die meisten Menschen wissen, was sie nicht wollen. Aber andersherum ist es zuweilen etwas schwieriger, wenn auch deutlich sinnvoller.

Kann ich es ändern?

Es gibt Menschen, die ständig jammern. Sie hadern über

  • die viele Arbeit,
  • den Lebenspartner bzw. die Lebenspartnerin,
  • den Job,
  • die Kinder,
  • die Wohnung,
  • den Wohnort,
  • und so weiter.

Es spricht nichts dagegen, ab und an mal Dampf abzulassen und sich über einen belastenden Zustand zu beschweren. Aber wenn Jammern zu einem Dauerzustand wird, stimmt etwas nicht. Ich persönlich stelle mir immer die Frage: Kann ich an dem Zustand, in dem ich bin, etwas ändern?

Wenn ich die Frage mit Ja beantworten kann, dann führe ich schnellstmöglich eine Änderung herbei. Kann ich die Frage nicht mit Ja beantworten, akzeptiere ich den Zustand und kann deutlich entspannter mit der Situation umgehen.

Die Einstellung zum Geld

Geld ist wichtig. Es sichert den Lebensunterhalt und sorgt dafür, dass ich mir Dinge, die mir gefallen, leisten kann. Jedoch erachte ich persönlich Geld nicht als das Maß aller Dinge.

Ich verzichte gern auf einen Auftrag, wenn ich merke, dass:

  • ich mit einem Menschen nicht zusammenarbeiten kann oder möchte,
  • der Spaßfaktor bei dem Job auf der Strecke bleibt,
  • das Arbeitspensum so hoch ist, dass meine Kinder oder ich selbst darunter leiden würden.

Anfänglich hatte ich Angst, dass ich mit der Einstellung niemals auf einen grünen Zweig kommen würde. Das wirklich Interessante ist aber: Seit ich diese Einstellung lebe, ist mein Einkommen gestiegen!

Konsens statt Kompromiss

Seit ich weiß, was ich möchte, gehe ich deutlich weniger Kompromisse ein. Für mich ist ein Kompromiss (überspitz gesagt) ein Zustand, in dem alle weinen. Mein Ziel ist es, einen Konsens zu finden. Ist dies nicht möglich, verabschiede ich mich lieber von dem Job oder dem Projekt und suche mir etwas anderes. Seit ich so vorgehe, bin ich erfolgreicher und habe weniger Schwierigkeiten, neue Projekte zu finden.

Abschließende Worte

Für gewöhnlich schreibe ich meine Artikel nicht in der Ich-Form. Daher bin ich sehr gespannt, wie diese persönlichen Worte zum Thema Zeitmanagement ankommen und freue mich über Anmerkungen und Fragen. Vielleicht helfen meine hier angeführten Erfahrungen dem einen oder anderen (angehenden) Freelancer oder Sidepreneur in der Strukturierung und Prioritätensetzung im Alltag.

Abschließend möchte ich noch eine kleine Bitte loswerden: Achte darauf, dass das, was du tust, dich glücklich macht. Wir haben eine begrenzte Lebensspanne und es wäre schade, diese mit Dingen zu vergeuden, die uns nicht erfüllen oder gar unglücklich machen.

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