Was ist die Reisekostenabrechnung?

Zu Beginn fragst du dich sicherlich, was das überhaupt sein soll, diese Reisekostenabrechnung. Was sich nämlich nach einer komplizierten, steuerlichen Angelegenheit anhört, ist eigentlich ganz einfach zu verstehen: Sobald du für einen Auftrag deine Wohnung oder deine Hauptarbeitsstätte verlassen musst, spricht man von einer Auswärtstätigkeit. Darunter fallen auch jene Reisen, die zum Zweck deiner ausübenden Tätigkeit dienen.

Arbeitest du zum Beispiel als Fotograf*in, so fallen bei einer Dienstreise zu einem Fotoshooting, aber auch bei dem Besuch eines weiterbildenden Kreativworkshops Reisekosten an. Diese Kosten können bei deiner Steuerklärung im Finanzamt eingereicht und steuerlich angesetzt werden. Die gute Nachricht: Du kannst Geld sparen, wo Kosten anfallen.

Du behältst Einnahmen, Ausgaben und die Umsatzsteuer im Blick

Gerade wenn die Selbstständigkeit für dich neu ist, möchtest du sicher wissen, wie es um die Finanzen deines Business steht. Aber wie sollst du das erkennen können, wenn ein Blick in dein Konto nur deine letzten Supermarkteinkäufe und dein Netflix-Abo anzeigt?

Wirklich: Es fällt schwer, den Überblick zu behalten, wenn sich auf deinem Konto geschäftliche Einnahmen und private Ausgaben zu einer unendlich langen Transaktionsliste vermischen.

Und eine weitere Gefahr lauert – der größte Fehler, den viele angehende Selbstständige machen. Sie lassen sich ihr Honorar auf das Privatkonto überweisen, geben diese Einnahmen dann unbedacht aus und vergessen, Geld für Steuervoraus- und Steuernachzahlungen zurückzulegen.

Ein modernes Geschäftskonto hilft dir nicht nur, deine Finanzen klar zu trennen. Es zeigt dir auch glasklar Einnahmen, Ausgaben und den Gewinn an und berechnet sogar in Echtzeit deine Umsatzsteuer. So hast du jederzeit im Blick, wie sich dein Geschäft entwickelt, wie viel von deinem Guthaben wirklich dir gehört – und wieviel du besser fürs Finanzamt zurücklegen solltest.

Haben Freelancer*innen Reisekosten?

Im Gegensatz zum Angestelltenverhältnis müssen Selbstständige diese Auswärtstätigkeit, wie alles andere auch, leider komplett selbst dokumentieren und bei einer Finanzprüfung nachweisen. Das mag auf den ersten Blick müßig erscheinen, aber wenn du erstmal den Dreh raus hast, ist es gar nicht so kompliziert und lohnen tut es sich allemal.

Folgende Kosten solltest du für die Abrechnung berücksichtigen:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungskosten bzw. den Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten

Fahrtkosten

Die Fahrtkosten erklären sich vermutlich von selbst und sind vor allem bei Geschäftsreisen im In- und Ausland relevant. So können die Tickets für Zug, Bus oder Flugzeug per Rechnung vollständig abgerechnet werden. Falls du mit dem Auto reisen solltest, wird es ein wenig komplizierter. Denn die Kosten werden beim Privatfahrzeug als Kilometergeld oder bei Gebrauch eines Firmenfahrzeugs anhand verschiedener steuerlichen Berechnungen angesetzt. Hierfür erkundigst du dich am besten bei dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Steuerberaterin nach der optimalen Lösung.

Übernachtungskosten

Ebenso sind Übernachtungen in Hotels oder in ähnlichen Unterkünften vollständig absetzbar, sofern sie eine Auswärtstätigkeit betreffen. Auch hier wieder: Unbedingt die Rechnungen aufbewahren!

Verpflegungskosten

Doch wie sieht es mit den Verpflegungskosten aus? Da einzelne Einkäufe oder Essen des Unternehmers nicht angesetzt werden können, gibt es eine einheitliche Regelung – den sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Dieser wird in Form einer steuerlich absetzbaren Pauschale wirksam. Die Zeiterfassung ist hier ein wichtiges Stichwort, denn innerhalb Deutschlands wird die Pauschale erst gültig, wenn du dich als Freiberufler*in mindestens 8 Stunden außerhalb deiner Hauptarbeitsstätte befindest.

Zudem ändert sie sich meist jährlich und variiert mit der Zeit, die du auf Reisen bist. So werden bei 8 Stunden beispielsweise 14 Euro und für alle 24 Stunden 28 Euro geltend gemacht. Bei mehrtägigen Reisen wird der An- und Abreisetag mit 14 Euro angesetzt unabhängig von der Zeit. Ausnahmen bestehen, wenn dir Kund*innen Verpflegung bereitstellen. Dann müssen die Beträge gekürzt werden – bedeutet 20 % für Frühstück und je 40 % für Mittag und Abendessen. Musst du beruflich ins Ausland, ist die Pauschale abhängig von den im betreffenden Land vorgeschriebenen Sätzen (siehe Link: BMF).

Zugegeben, die Verpflegungskosten machen einem das Dokumentieren alles andere als einfach. Bei der Angabe des Abreiseortes, der Zeit, des Ankunftsortes und des Reisegrundes kann man sich schnell mal verzetteln. Und wer hat schon Zeit und Motivation zahlreiche Excel-Tabellen regelmäßig zu führen? Wie du trotzdem problemlos alles im Überblick hast und auf Chaos verzichten kannst, verraten wir dir am Ende!

Zu guter Letzt kommen die Reisenebenkosten, zu denen weitere Kosten zählen, die sich nicht in die bisher genannten Kategorien einordnen lassen. Dazu gehören zum Beispiel Parkplatznutzung oder Mautgebühren. Nicht inbegriffen sind unter anderem Kosten für Bußgelder und Reiseausrüstung wie Koffer oder Bekleidung.

Das klingt doch gar nicht so schlecht, oder? Aber aufgepasst: Da das Finanzamt ordentlich prüfen wird, ob eine eingereichte Auswärtstätigkeit gültig ist, müssen alle entsprechenden Belege wie Zugtickets und Rechnungen der Unterkunft aufbewahrt und deine Reise in jedem Fall gut dokumentiert werden. Falls es bei einer Aufwendung keinen Beleg gab, müsstest du diesen detailliert selbst erstellen anhand aller Informationen, von denen du Gebrauch machen kannst (z.B. mit Preislisten).

Die goldene Regel lautet also: Wer alles ordentlich beisammen hat, spart nicht nur Geld, sondern vermeidet zudem ein ewiges Fiasko mit dem Fiskus!

Einfluss der Reisekostenabrechnung auf die Steuern

So weit, so gut. Doch wo zeichnet sich nun die Reisekostenabrechnung ab und wie wirkt sie sich auf deine Steuer aus? Alle bisher genannten Kosten werden in der Steuer beim Angestellten als Werbungskosten vermerkt, da diese anfallen mussten, um überhaupt Einnahmen erwerben zu können. Bei Selbstständigen werden diese Kosten als Betriebsausgaben abgerechnet. Dadurch wird der tatsächliche Gewinn gemindert, auf den ja schlussendlich deine Steuer erhoben wird.

Wie genau das aussehen kann, zeigen wir dir an einem simplen Beispiel:

Die Verpflegungsmehraufwände belaufen sich dann auf:
Anreise (14€) 03.01.
24h-Tage (28€) 04.01. – 05.01.
Abreise (14€) 06.01.

= 14 + 2×28 + 14 => 84€

Weitere Kosten die auf dieser Reise entstanden sein könnten sind z.B:

• Fahrtkosten: Das Zugticket
• Übernachtungskosten: Hotelrechnung
• Reisenebenkosten: Workshop Ticket

Reisekostenabrechnung einfach festhalten

Wie bereits erwähnt, ist das absolute A und O, dass du alle Belege und Quittungen sammelst und deine Reisen ordentlich dokumentierst. Dass dies in der Theorie schon aufwendig klingt und in der Praxis noch viel Nerven aufreibender sein kann, ist verständlich. Und genau dieses Problem löst die kostenfreie App Trace, mit der die Reisekostenabrechnung ganz einfach und automatisiert von eurem Smartphone übernommen wird. Hierzu stellst du deinen Heimatort ein und sobald du auf Reisen gehst, meldet sich Trace mit einer Erinnerung bei dir. Im Falle einer beruflichen Reise zeichnet Trace diese für dich auf – die App erstellt dir darauf aufbauend deine automatisierte Verpflegungsmehraufwandliste. On top kannst du noch Notizen bezüglich deiner Auswärtstätigkeiten hinterlegen und behältst so deine Reisegründe im Überblick. Alle gespeicherten Informationen kannst du anschließend exportieren und mit deinem Steuerberater oder deiner Steuerberaterin teilen.
Et voilà: Ihr habt nicht nur Zeit, sondern auch Geld gespart – und das mit nur einem Knopfdruck!

Trace hat sich zum Ziel gemacht, die beste Reisekostenapp für Freelancer zu werden! Aus dem Grund ist die App ab sofort kostenlos verfügbar und wird nach euren Wünschen weiterentwickelt und verbessert!

Dazu einfach folgenden Link besuchen, die App benutzen und dem Trace Team Feedback schreiben! Belege Scannen, ein Export zum Steuerprogramm sind schon in Planung, aber es wird primär nach den Bedürfnissen der User*innen weiter entwickelt!

Der Inhalt dieses Textes wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte können wir jedoch keine Gewähr übernehmen und der Text kann eine Steuerberatung nicht ersetzen.